Vorbereitung des virtuellen Teams
Zu Beginn der Zusammenarbeit geht es darum, sicherzustellen, dass zentrale Input-Faktoren vorhanden bzw. Rahmenbedingungen gegeben sind, die letztlich darüber entscheiden, wie gut der Vertrauensaufbau sowohl auf der zwischenmenschlichen Ebene („Wir vertrauen uns gegenseitig“) als auch auf der Ebene der kollektiven Wirksamkeitserwartung („Wir als Team schaffen das“) funktionieren kann:
- Sind die Teamziele eindeutig?
- Ist geklärt, welche Kommunikations- und Kollaborationsprozesse die Zielerreichung unterstützen sollen?
- Ist die Technik da, die es dafür braucht? (Gibt es zum Beispiel Tools wie Chaträume und Microblogging-Anwendungen, die einen spontanen Austausch der Teammitglieder erlauben?)
- Wie soll die Führung in dem Team ausgestaltet sein? (Soll sie sich z.B. in eine Rolle gliedern, die sich um das Gelingen der zwischenmenschlichen Kommunikation kümmert, und eine Rolle, die dafür sorgt, dass die aufgabenbezogenen Prozesse reibungslos ablaufen wie bei der Projektmanagementmethode Scrum?)
Initiierung von Profiling mit Spaßfaktor
Um im Team eine schnelle Vertrauensbasis herzustellen, empfiehlt es sich, in einem Kick-off-Workshop erste Maßnahmen zu initiieren. Hier empfiehlt sich der Einsatz von Profilingsystemen, die Spaß machen und nicht zu kopflastig sind. Beste Erfahrungen haben wir hier mit dem reallyTALK Profiling gemacht, das sehr gut greifbare Ergebnisse produziert und die Kommunikation im Team aufgrund der verschiedenen Typen erheblich erleichtert. Mehr Informationen hier!
Zudem gilt es, gemeinsam die Aufgaben- und Rollenverteilung anzugehen und zu klären, welche Erwartungen sich an die jeweiligen Rollen knüpfen. Auch Prinzipien der Zusammenarbeit sowie Werte und Normen müssen geklärt werden, um rasch ein Gefühl der Sicherheit entstehen zu lassen.
Dauerhafte Gestaltung sozioemotionaler und aufgabenbezogener Prozesse
Menschen überprüfen ihr pragmatisch gefasstes Ad-hoc-Vertrauen im Fortlauf der Zusammenarbeit, indem sie ihr Gegenüber beobachten. Tatsächliche Erlebnisse mit den anderen ersetzen dann das vorläufige Vertrauen und lassen idealerweise eine stärkere Vertrauensbasis entstehen.
In der virtuellen Teamzusammenarbeit müssen allerdings auch diese weiteren Erlebnisse bewusster intendiert werden als analog. Wichtig sind zum Beispiel moderierte Teammeetings, regelmäßige Jour fixes und unmoderierte Teamrunden. Zudem kommt es auf Folgendes an:
- ein regelhaftes Feedback-System,
- die rasche (und niemals schriftliche) Bearbeitung von Konflikten,
- das Funktionieren der Kommunikations- und Kollaborationsprozesse,
- die Ziellerreichung,
- dass die Einhaltung vereinbarter Regeln überprüft und die Erreichung auch von Teilzielen ausreichend gewürdigt wird.
Diese Maßnahmen auf sozioemotionaler Ebene wie auch auf der Ebene aufgabenbezogener Prozesse stärken einerseits das Vertrauen der Teammitglieder ineinander, andererseits aber auch das Vertrauen des Teams in die eigene Leistungsfähigkeit.
Optimierung der Zusammenarbeit
Bleibt das Team länger als nur einige Wochen bestehen, gewinnt das Thema Wissensmanagement an Bedeutung: Virtuelle Teams brauchen ein Wissensarchiv für gemachte Erfahrungen und Learnings. Auch die Bedeutung von (Online- und Offline)-Trainings sowie Teamentwicklungsmaßnahmen rückt in den Vordergrund.
Wichtig sind zudem häufige Retrospektiven, in denen die Zusammenarbeit immer wieder einer kritischen Überprüfung unterzogen wird und gegebenenfalls Schritte zu deren Verbesserung vereinbart werden.
Photo by Chris Montgomery on Unsplash
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